Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPP3/443-1389/14/EJ) dotyczyłaprzechowywania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (zakupów). Faktury z tytułu nabywanychprzez Wnioskodawcę (Spółkę) towarów i usług były wystawiane przez dostawców zarówno w formiepapierowej, jak i elektronicznej. Spółka zwróciła się z pytaniem, czy możliwe jest przechowywanie ww.faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania ich wersji papierowych). Organ podatkowyodpowiedział twierdząco na to pytanie

Faktur od kontrahentów nie trzeba przechowywać w formie papierowej Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPP3/443-1389/14/EJ) dotyczyła przechowywania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (zakupów). Faktury z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę (Spółkę) towarów i usług były wystawiane przez dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka zwróciła się z pytaniem, czy możliwe jest przechowywanie ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania ich wersji papierowych). Organ podatkowy odpowiedział twierdząco na to pytanie.

Regulacje prawne dotyczące przechowywania faktur

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przepisem tym koresponduje art. 106m ust. 1 ustawy o VAT stanowiący, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Z powyższych regulacji wynikają 3 cechy, które powinien gwarantować przyjęty przez podatnika sposób przechowywania faktur (w tym otrzymywanych przez niego faktur zakupowych):

1. autentyczność pochodzenia faktury, rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego
   dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2),
2. integralność treści, oznaczającą to, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać
   (art. 106m ust. 3),
3. czytelność faktury.

Ponadto, jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przedstawionych regulacjach zawarto wymogi jakie mają spełniać przechowywane faktury. Nie określono natomiast formy w jakiej to przechowywanie powinno się odbywać. Świadczy to o pozostawieniu podatnikowi znacznej swobody w tym zakresie.

Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej

W analizowanej sytuacji organ podatkowy zgodził się na przechowywanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej. Przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych potwierdzał autentyczność faktury, ponieważ pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie sprzedawcy. Ponadto, faktury w formie elektronicznej odpowiadały w pełni oryginałom wystawianym w formie papierowej. Faktury elektronicznej były dokładnym, pozbawianym wszelkich modyfikacji, skanem papierowych oryginałów. Czytelność faktur elektronicznych zapewniała zaś wysoka jakość skanu, co wiązało się z zastosowaniem odpowiedniego sprzętu technicznego. Ponadto faktury były przechowywane przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach podkreślił, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wymogu przechowywania faktur w formie papierowej.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej powinno jednakże spełniać ogólne warunki, co jak wskazano miało miejsce w analizowanej przez organ podatkowy sytuacji.
Nie trzeba przechowywać papierowych oryginałów faktur Dopuszczenie możliwości elektronicznego gromadzenia faktur, ma odniesienie także w sytuacji gdy zostały one wystawione w formie papierowej. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zgodził się w związku z tym, na niszczenie przez Spółkę formy papierowej faktur, pod warunkiem jednakże że tworzona będzie jednocześnie forma elektroniczna. Uwalniało to Spółkę w sposób całkowity od konieczności gromadzenia faktur papierowych.

Podsumowanie

W przedstawionej interpretacji organ podatkowy wskazał na znaczną swobodę podatnika odnośnie formy w jakiej ma się odbywać przechowywanie otrzymywanych przez niego faktur. W każdym przypadku, nie zależy od przyjętej formy przechowywania (papierowej lub elektronicznej) muszą zostać spełnione wymogi zawarte w ustawie o VAT.

Michał Samborski
Młodszy Konsultant Podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.

Opublikowane na portalu Infor.pl