Od kiedy liczy się termin otrzymania faktury przesłanej drogą elektroniczną?

Zespół ECDP Sp. z o.o. informuje o wydanej 26.09.2017 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji indywidualnej (znak: 0112-KDIL1-3.4012.314.2017.1.KM), która dotyczy sposobu ustalenia momentu otrzymania faktury elektronicznej.

Sprawa dotyczyła polskiego podatnika (dalej jako Spółka), który, ze względu na skalę prowadzonej działalności, planuje wprowadzenie w swoim przedsiębiorstwie systemu fakturowania elektronicznego (tj. zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi). Dla celów otrzymywania faktur elektronicznych Spółka utworzy niezależny, specjalny adres poczty elektronicznej (lub kilka adresów), który będzie używany wyłącznie do odbierania takich faktur. Adres (adresy) ten będzie sprzężony z dyskiem głównym znajdującym się na serwerze Spółki, co umożliwi automatyczne zapisywanie oraz elektroniczne archiwizowanie otrzymywanych faktur. Faktury będą automatycznie zapisywane na dysku i na nim przechowywane. Spółka zadała pytanie, jaką datę należy w takim przypadku przyjąć za datę otrzymania faktury elektronicznej.

Zdaniem Spółki w przypadku faktur papierowych datą otrzymania faktury jest, co do zasady, data fizycznego wpływu faktury do firmy podatnika. Moment ten zazwyczaj jest potwierdzony poprzez umieszczenie na fakturze stempla wskazującego datę jej otrzymania. W odniesieniu natomiast do faktur elektronicznych, które Spółka otrzymuje w postaci załącznika do przesyłanego e-maila, datą ich otrzymania powinna być data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej Spółki, wskazana w sposób trwały w nagłówkach otrzymywanych e-maili. Organ podatkowy uznał przedstawione stanowisko Spółki za prawidłowe i odstąpił od uzasadnienia prawnego.