Od września 2019 r. obowiązuje tzw. biała lista podatników VAT, nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów. Doradcy podatkowi Grupy ECDP spisali najczęstsze pytania klientów, dotyczące tego zagadnienia. Poniżej przedstawiamy najbardziej nurtujące podatników pytania wraz z odpowiedziami udzielonymi przez naszych doradców.

Czym jest tzw. biała lista?

Jest to jeden wykaz, wspólny dla podatników prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej. Obejmuje podmioty:

1. w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2. zarejestrowane jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Biała lista zastąpiła dotychczasowe wykazy: podmiotów w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które zostały wykreślone oraz podmiotów których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Biała lista rozszerza wykaz o wszystkich podatników VAT. Zawiera informacje o statusie podatników (m.in. czy jest dany podmiot jest podatnikiem VAT czynnym czy podatnikiem VAT zwolnionym).

Biała lista zawiera także numery rachunków rozliczeniowych podatników.

Jakie dane są możliwe do zweryfikowania na dzień sprawdzania?

Na dzień sprawdzenia w wykazie można zweryfikować firmę (nazwę) lub imię i nazwisko podmiotu; jego status; NIP; REGON czy rachunki rozliczeniowe tego podmiotu.

Jakie dane można sprawdzić na wybrany dzień?

Zasadniczo da się sprawdzić, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany (przez sprawdzającego) dzień. Istnieje możliwość sprawdzenia wstecz na dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Według stanu na wybrany dzień udostępniane są następujące dane podmiotu: PESEL; numer KRS; adres siedziby; adres prowadzenia działalności; dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu; dane prokurentów; informacje dotyczące rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia – datę oraz podstawę prawną.

Numery jakich rachunków mogą być zawarte w wykazie?

W wykazie podaje się numery rachunków rozliczeniowych w banku albo rachunków imiennych w SKOK, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą. W wykazie nie są zawarte m.in. rachunki ROR.

Czy podatnicy nieposiadający w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, ale zarejestrowani na potrzeby podatku VAT w Polsce podają w wykazie swoje rachunki rozliczeniowe?

Wykaz oraz zawarte w nim numery rachunków dotyczą wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce.

Czy w wykazie są podawane numery rachunków prowadzonych w bankach poza Polską?

Z przepisów nie wynika wprost możliwość zawarcia w białej liście numerów rachunków w bankach prowadzonych poza Polską. Z informacji prasowych wynika jednak, że stanowisko Ministerstwa jest w tym zakresie niejasne. Zapowiedziano wydanie objaśnień podatkowych dotyczących m.in. tej kwestii.

Kiedy istnieje obowiązek dokonywania przelewów na rachunek rozliczeniowy podany w białej liście?

Obowiązek ten dotyczy tych sytuacji, kiedy odrębne przepisy wymagają dokonania zapłaty pomiędzy przedsiębiorcami w formie przelewu. Są to przypadki, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł.

Od kiedy będzie obowiązywał wymóg zapłaty przelewem na rachunek odbiorcy wskazany w białej liście?

Przepisy w tym zakresie będą obowiązywać od 1.1.2020 r.

Jakie konsekwencje w podatku VAT pociąga za sobą zapłata należności za transakcje powyżej 15.000 zł na rachunek inny niż podany w wykazie?

Dany podatnik (nabywca/usługobiorca) będzie mógł być pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe dostawcy/usługodawcy w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę należność.

Jakie konsekwencje w podatku CIT/PIT pociąga za sobą zapłata należności za transakcje powyżej 15.000 zł na rachunek inny niż podany w wykazie?

Podatnik nie będzie mógł zaliczyć danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów kosztu.

Jak można zwolnić się od negatywnych konsekwencji (w podatku VAT oraz CIT) w razie naruszenia obowiązku zapłaty należności na rachunek odbiorcy, który nie jest podany na białej liście?

Podatnik będzie mógł złożyć zawiadomienie, w którym wskaże numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności. Ponadto zawiadomienie będzie musiało zawierać dane podatnika dokonującego zapłaty; dane wystawcy faktury; oraz wysokość należności, a także dzień zlecenia przelewu.

Jaki jest termin do złożenia zawiadomienia w sprawie zapłaty na rachunek inny niż w wykazie?

Zawiadomienie trzeba złożyć w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Do jakiego organu należy złożyć zawiadomienie?

Jest to naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla wystawcy faktury.

Czy zawiadomienie musi być złożone na określonym wzorze?

Przepisy przewidują, że Minister Finansów może określić wzór zawiadomienia wraz z objaśnieniami. Odpowiednie rozporządzenie w tej sprawie nie zostało jeszcze zaprezentowane i nie jest wiadome czy w ogóle powstanie.

Czy od negatywnych konsekwencji zapłaty na rachunek spoza białej listy uchroni wykorzystanie mechanizmu podzielonej płatności?

Zastosowanie split paymentu spowoduje uniknięcie ewentualnej odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT. Sankcja w postaci braku zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu pozostaje.

Spółka nabywa od stałego kontrahenta usługi (wartość transakcji ponad 15.000 zł). Poinformowano, że jej należności wobec sprzedawcy były nabyte przez formę faktoringową, w związku z tym ma płacić na rachunek faktora. Czy Spółka jest zobowiązana do dokonania przelewu na numer rachunku podany w wykazie podatników?

Wykup należności w ramach faktoringu nie zwalnia z obowiązku dokonania przelewu na rachunek wskazane w białej liście. Spółka może opłacić należność na numer rachunku faktora podany w białe liście. Będzie to rachunek ujawniony dla faktora a nie dla wystawcy faktury (dostawcy).

Czy regulacje dotyczące białej listy uwzględniają przypadek rachunków wirtualnych (np. przypisanych przez sprzedawcę takiego jak dostawca usług telekomunikacyjnych do poszczególnych odbiorców); albo sytuacje takie jak zapłata na rachunki depozytowe, powiernicze, typu escrow oraz płatności kartą kredytową, czy płatności internetowe?

Obowiązujące przepisy w obecnym kształcie nie odnoszą się do wskazanych sytuacji. Według informacji medialnych, Ministerstwo Finansów zapowiada, że odniesie się do tego rodzaju przypadków. W szczególności, nie jest wykluczone znowelizowanie przepisów oraz wydanie odpowiednich objaśnień podatkowych.